ASYSTENTKA DZIAŁU
ZA CO BĘDZIESZ ODPOWIADAĆ?
- Prowadzenie kalendarza spotkań działu, organizowanie i koordynowanie harmonogramu spotkań wewnętrznych i zewnętrznych. Zapewnienie serwisu technicznego podczas spotkań i prowadzenie z ich przebiegu sprawozdań. Aktualizowanie statusu realizacji zadań po spotkaniach.
- Zapewnianie sprawnej komunikacji oraz koordynowanie wyznaczonych działań i wybranych projektów wraz z kontaktowaniem się z innymi działami i zagranicznymi przedstawicielstwami firmy oraz partnerami zewnętrznymi.
- Zapewnianie prawidłowego obiegu korespondencji i dokumentacji, opracowywanie dokumentacji, zarządzanie korespondencją działu i obiegiem dokumentów (w tym umowy, faktury, wnioski zakupowe).
- Organizowanie podróży służbowych przełożonego (krajowych i zagranicznych).
- Organizowanie spotkań cyklicznych oraz wyjazdów motywacyjno - szkoleniowych z udziałem zasobów wewnątrz organizacji lub agencji zewnętrznych.
- Koordynowanie i aktualizowanie treści na korporacyjnej stronie internetowej firmy.
- Organizowanie wydarzeń firmowych z udziałem zasobów zewnętrznych (agencje).
- Przygotowywanie raportów, zestawień, materiałów z określonego obszaru. Monitorowanie budżetu przełożonego.
CO JEST DLA NAS WAŻNE?
- Umiejętności organizacji pracy biurowej, projektowej, z kalendarzem, uwzględniając między obszarowość, środowisko międzynarodowe.
- Znajomość MS Office - poziom zaawansowany (power point, excel, word).
- Komunikatywność w mowie i piśmie, dyplomacja, asertywność, kultura osobista, zarządzanie poufnością spraw.
- Znajomość standardów wspierania pracy Dyrektora.
- Umiejętność zarządzania priorytetami, samodzielność, sumienność, odpowiedzialność, elastyczność w działaniu.
- Umiejętność budowania relacji.
- Umiejętność pracy z nowymi technologiami IT w organizacji pracy Dyrektora.
- Język angielski - zaawansowany.
- Język rosyjski, włoski, hiszpański - mile widziane.
- Prawo jazdy kat. B.
- Wykształcenie wyższe.